如何让媒体报道你的会议

亲爱的Grace：
我的任务是发动媒体来报道和出席一个即将到来的会议。虽然主办方有一些非常好的内容，但是会议本身在业内还是新面孔，因此很难让它出现在媒体的“雷达”上。我希望找一个会议专家来提些建议。

会议难题

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亲爱的“会议难题”：
5个 ProfNet 专家就此提供了建议，让媒体来报道您的会议：

新闻性
如果您想让记者来报道您的会议，第一步是邀请他们来出席，美国哥伦布市的公关公司 Fahlgren Mortine 的助理副总裁文思·麦克莫罗（Vince McMorrow)表示。如今，许多媒体都允许记者出差去参与现场活动。“让他们乐意前往参加会议的，是优秀的内容，”麦克莫罗表示。

“新闻就是新闻 – 你不能凭空捏造。” Lettuce 公关公司的负责人丽萨·蕾恩（Lisa Layne）说。如果你告诉媒体说你的会议有新闻要宣布，结果却只是把他们当做你的传声筒，那么以后他们再也不会参加你的会议。如果你推销一个完全没有新闻点的会议，你可能会损害自己的公关生涯。

如何知道你的会议有没有新闻性？麦克莫罗建议你问自己几个问题：

• 有没有哪位发言人在业内声望卓著？
• 有没有哪项议程的主题，是对于行业来说至关重要的话题或趋势？
• 你能否在会议开始之前向媒体透露一些内容，吸引他们参会或报道？

“好的主题自然会吸引媒体，”芝加哥北园大学的媒体关系和新闻总监约翰·布鲁克斯（John Brooks）解释道。比如说，当布鲁克斯在一个主流教会的教派任职新闻总监时，任何在其全国大会上发生的争议话题，都会得到媒体报道。其中，“性与宗教”的话题、双方都有一些成员反对的教会与教会之间的协议，尤其吸引媒体。

“争议性话题很管用，不幸的是其他的会议事件也会以此来吸引媒体报道，”布鲁克斯说。

此外，如今许多媒体预算紧张，记者可能无法出差来参加你的现场活动，在这种情况下，应该提供一个电话号码，以便他们能找到人垂询细节，或者提供给他们必要的信息在网上观看，比如会议的网上广播，布鲁克斯说。如果有网上直播的话，需要告诉记者核心的议题在何时能观看，如果你举办的全国性会议可以通过网上参加，那么努力让全国各地的媒体都能从他们的办公室里登录参与，欧米茄绩效表现公司（Omega Performance Corporation）的市场总监伊丽莎白·雅丽特（Elizabeth Arritt）建议说。给不同城市的不同记者发送私人邀请，着重提到那些处于他们所报道领域里的发言人。这样可以产生覆盖全国各地的本地媒体报道，她说。（她使用美通社的MEDIAtlas服务来找到这些全美的记者。）

“对与会的人士做问卷调查，然后把结果反馈给媒体，”麦克莫罗建议道。“在开始制作调查问卷时询问媒体的意见，这样他们会更买你的帐。在会议结束后把调查结果发给媒体，可继续得到后续报道。”

与记者共事
“找到正确的记者，”布鲁克斯说。负责你所在行业的记者最有可能对你的会议产生兴趣。如果记者决定出席你的活动，确保他们拿到媒体记者证、可以参加所有的议程。在会议开始前，布鲁克斯会先到举办的城市，拜访业界的记者和主管编辑，告之他们即将到来的活动。

当布鲁克斯为一个农业机构工作的时候，对他们的会议最感兴趣的是农业记者和电台。“他们会来和几个农业专家聊，然后把那些专家的评论用在此后几天的报道中。行之有效的方法，是给这些对我们的主题感兴趣的业内记者提供实实在在的内容，”布鲁克斯解释说，与媒体坦诚相对、并事先邀请记者，可以在会议举办时帮助确保产生媒体报道。

此外，要让你的CEO充分曝光，布鲁克斯继续说道。当布鲁克斯服务的教堂的执事主教出差到另一个城市参与演讲时，布鲁克斯会联系当地的宗教记者，告诉他们主教要去的地方，这样的话他们就可以安排时间与主教会面和采访。如果能让演讲活动在当地的主办方直接联系当地的媒体更好，不管以哪种方式，都应该找到报道你所在领域的记者，并且向他们提及你的CEO。在活动开始时，召开一个新闻发布会或者电话会议，有一石双鸟之效，布鲁克斯继续说道。让你的CEO向媒体介绍本次会议将要讨论的核心议题。

“邀请记者参与到你的会议中来，”布鲁克斯说。“如果的主题和新闻传播有关，邀请记者来发言，或邀请会议举办城市当地的著名记者来做主讲人，”他建议说。“人们喜欢听记者发言，因为他们讲的故事和大家都相关 – 此外记者有时也会报道其他记者。”

名人效应
“新闻会议的关键，是要知道你能请到哪些类型的名人，”莱恩说。试试邀请一些行业的主管官员、明星、畅销书作家，等。“鼓励活动的策划方邀请一些耳熟能详的名人，”布鲁克斯对此表示同意。“要让媒体报道一个很厉害、但是没人听说过的人物，是非常困难的。”

名人效应对于会议推广来说是个非常重要的因素，就算你的公司是做瑜伽垫子的、或者是旅游局、或者是发布一个新的 IT 产品，邀请名人出席也是很关键的。“消费者和媒体都需要一个原因才会对你的会议感兴趣，”莱恩说道。如果能看到一个他们信任的、家喻户晓的名字，他们也会信任你的品牌。但她也知道，可能很难邀请明星来出席你的会议，除非他们本来就是活动的签约代言人。要让大名鼎鼎的人物来出席你的会议，可以试试相关的慈善活动，莱恩建议到。事先做一些研究。比如说，著名的模特和演员詹妮·麦卡锡（Jennie McCarthy）有一个自闭的儿子，如果你的活动和自闭症孩子有关的话，可以试试说服她的公关经理。

如果这些明星同意出席了，派礼宾车去接他们，莱恩说。“让整件事对于他们来说轻松自如。这就像给孩子做保姆一样 – 只不过你需要先研究一下这些孩子的喜好。”

当地社区
“不要忽视你的组织可能给举办城市带来的细小事情，尤其是当它对社会有益、或者对于低收入人群有积极影响时，” 国际设施管理协会的高级媒体关系协调员乔治·德意志（George Deutsch）建议道。

比如说，在几年前福罗里达州奥兰多举办的一场博览会中，德意志试图推广会议的教育环节、新产品新服务、和它的可持续性。当他和一名出席的记者交谈时，他不经意地提到公司会把展会剩下的食品和饮料捐给当地社区有需要的人们。

这名记者抓住了这个小小的细节。“那篇报道结果成了那场展会我们得到的最佳媒体报道，”德意志说。“这教会了我，要记得推销这些细微的事情。”

任何和会议举办地的社区和人民相关的信息，都会让当地的记者感兴趣，布鲁克斯说。“他们希望自己的报道中出现当地的人，因为这和他们的读者相关。”因此，即使是全国性的事件，布鲁克斯也总是努力发掘“本土新闻”的角度，因为这些信息会吸引当地媒体的报道。本地新闻机构还经常对在他们的城市举办会议的经济影响感兴趣，“这是对会议的一种不同的报道方式，也会进一步引发对会议本身的报道。”会议与观光局（Convention and Visitors Bureaus）在这方面很有帮助，布鲁克斯说。

雅丽特曾经使用一个在展馆里抓钱的游戏，吸引了展会所在城市的当地电视台报道。这个游戏是这样的：参与者爬到展馆里，然后有30秒的时间来抓住撒到空中的钱。她联系了当地媒体的新闻总监，邀请他们的天气预报员来展馆里做午间天气预报。作为回报，他们让天气预报员来参加抓钱游戏，并承诺不管他抓住多少钱、他们都会捐赠同等金额的钱给慈善机构仁人家园（Habitat for Humanity）；如果他抓住的钱太少，则他们会捐赠一个最低限额的金额。

“那是个很棒的现场报道，”雅丽特说。“他们在晚间新闻里重播了这一幕，我们也得到了可以使用的视频资料。这次活动给我们、电视台和仁人家园都提供了不错的公关素材。”

希望以上建议能对您有帮助。
Grace