电子邮件礼仪 — 写给现代社会繁忙的职场人

编者按：如今，我们生活在科技进步的电子邮件时代，我们每天都在写电子邮件！它不仅仅是相互传递信息的工具，更重要的是，对于现代企业而言，电子邮件已经具备了传播，互动，营销等功能。但是，我们每天在写作和发送邮件的时候，我们是否意识到，就像有的人说话会导致误解和反感一样，你发出的每一封邮件也会使收到它的人产生愉悦或者反感的情绪，邮件也有它自己的规则和礼仪！本文就专门为您解读您所应该知道的“电子邮件礼仪”！

你有没有收到过让你完全无法理解的邮件？你有没有收到过让你看着就觉得完全不愿意再和这个人继续话题的邮件？你有没有收到过先让你大吃一惊，而后恍然大悟的电子邮件？因为你无法相信这就是发件人要跟你“谈论”的事情？那么，做两件事情：第一. 看看是谁发来的。如果电子邮件给你傲慢无礼的感觉，但你知道发件人不是这样的，别往心里去。也许这个人正赶上别特倒霉的一天；第二. 想想你自己是否也发过这样无礼的邮件，然后仔细看看下面这篇文章。

经验之谈，写电子邮件的实用法则：

1. 写邮件
    
2. 阅读刚刚写的邮件
    
   如果电子邮件里有不够明确的地方，可能收件人会误解你的意思，那就应该：
    
3. 重新写一封电子邮件 

   写邮件的时候，有一些简单的应该做和不应该做的事，这些都有助于减少误解。

• 根据不同的收件人来写邮件。如果是给新进员工的邮件，你可以写的更加明确一些，通常老员工都比较明白自己在做什么。不过，给老员工们的邮件如果过于简单，也多少显得不礼貌。
• 注意语法。很多单词是有多重含义的。 
• 记住，大多数可以在口语中表达的情绪，在文字里是表达不出来的。譬如挖苦。
• 不要全用大写字母。这无异于大声叫嚣。 
• 言简意赅。不要过多的使用代名词。应该具体、简洁而不突兀。 
• 当发送电子邮件时，确认你仅仅是发送给适当的收件人或者收件小组。
• 一开始就予以问候。这比从邮件正文再开始问候要礼貌的多。 
• 电子邮件的主题不应空缺。主题的存在是有道理的。如果是回复别人的邮件，并且谈论的主题有变化，在主题栏写明，以反映新的话题。
• 通常别人“了解”或评估你的唯一途径就是你写的电子邮件，所以要确保拼写正确。检查文档，并使用正确的语法。草草写的电子邮件会破坏你在收件人那里建立的信誉。 
• 有多少次你按错键，将一封尚不完整或者还没校对好的电子邮件发了出去？为避免这种情况，在完成电子邮件前，不要填写“收件人”这栏。没有具体的收件人名字，即使你不小心点击“发送”，邮件也不会飞出去的！

  我永远也忘不了，我们办公室某个品牌销售人员曾今给整个管理层发送淫秽笑话的邮件，因为她不小心点到了错误的电子邮件收件组。 

回复电子邮件时，应做到： 

1. 如果你要回复的这封电子邮件原意不明确，不要自以为了解发件人的需求。打电话给他们，确保你知道他们在问什么。
2. 如果你不能对某封征询邮件予以解答，请确保将它转发给合适的人员，并跟进，确保征询者得到合适的答案。 
3. 如果对一个主题，你已连续发送了两次电子邮件，却仍然没有得到回复，不要继续发电子邮件了，打电话给这个人，直接和他/她交谈。
4. 如果对某封征询函，你不能即刻回复，请发一封简短的邮件，告知发件人：“我会在下班前答复”，或任何其它适当的时间段。因为发件人并不知道，征询邮件的接收者是否可以答复，重要的是让发件人了解，你已经收到他或她的查询，并将给予答复。 
    
5. 如果你因私人原因不在办公室，例如休假，可以用Lotus Notes（自动回复系统）设定外出邮件自动回复，具体方法如下：打开Lotus Notes 界面，开始>工具>外出> (Action>Tools>Out of Office>)。选定后，点击日期选项卡，选择你外出和返回的日期（还要查看下年份这栏），然后点击启用。 
6. 不要将收到的群发邮件设置在“外出邮件自动回复”内。通常群发邮件从性质上来说都是谈个大概，发件人不需要立刻知道你在不在办公室里。 
7. 回复邮件时，带着原始邮件一并发送。很多人一天之内都要写大量电子邮件，如果你只是突然给个答案或者解释，发件人可能根本不记得当初问的是什么了。 
8. 回复的时候，看看哪些人需要抄送。如果收到的时候就是全组抄送的，那么全组成员就都需要看到你的回复，这样有利于信息的流通。不用给历史上所有的邮件参与者回复，你发送的数据对有些人来说是不必要的。
9. 永远记住：如果你在写一封电子邮件的时候带着情绪，别把它发出去！可以将它收入你的电子邮件草稿箱，第二天，当你平静下来的时候再读一遍。看看你是否需要重新措辞，使其更商务化——远离情绪吧 (Sans émotion) ！