如何沟通记者？

打电话给记者，不管是国际记者还是记者，报社记者还是电台记者，都可能很棘手，因为大家都知道，记者们很讨厌公关。但是，事实上，我们对彼此都很重要。公关们应该获得记者的尊重，并且让记者们知道他们之间的关系是互利的。

公关和记者之间的障碍很多时候是由开始接触时的误会引起的。你也许会因为记者不会你电话或拒绝采用你的新闻稿而沮丧，但是你自己也应该负一部分责任。经验不足和缺乏自信都很容易让记者否定你。如果第一次接触记者的时候，你显得很专业，而且明白什么是影响你们建立友好关系的障碍，你就会准备得更充分。

记者们每天大概接到20-200篇新闻稿，想象一下他们一天要接多少个电话。所以，在电话上，你只有5-10秒时间去吸引他们的注意力。这篇文章将给你一些建议，告诉你如何与记者打交道。

如何给记者打电话？

你不应该问记者可不可以给你几分钟，因为这正好给了他们拒绝你的机会。如何与记者打交道其实并没有对错之分。

1. 寻找一种你觉得舒服的方式或开场
2. 介绍一下自己和你的客户
3. 避免给记者太多的信息，否则他们会挂电话的。你只有几秒钟时间吸引他们的注意力，所以直接进入主题，告诉他们你的新闻。

准备工作

 这也许是打电话前最重要的工作了–——一定要了解你的客户。

1. 准备好回答新闻以外的其他问题，因为记者们经常会要更多关于客户的信息或者他们所在行业的信息。准备好如何回答关于客户或者其所在行业的历史或者发展前景的问题，特别是在你的客户或者其所在行业在当时很有新闻价值的情况下。
2. 确定你要传播的重点。有时候打电话前先在稿子上标出这些重点也是很有用的。
3. 能引起别人兴趣的观点不要超出你的新闻稿内容。
4. 如果你的目标是广播传媒，想想你的新闻是否可以提供声音片断或者视频片断。

了解自己的新闻

打电话给记者前，先问问自己以下几个问题：

1. 为什么要找记者 ？
2. 这则新闻和观众或者读者有什么关系？
3. 这则新闻有什么媒体意义？
4. 记者可能会问什么问题？

如果你自己都不知道该怎么准确无误地回答这些问题，你肯定会碰壁的。

如果你和记者不太熟或者不太自信的话，打电话前先准备一下也是很必要的，如和团队里的其他同事先模拟练习等，也可以试着给自己做一些小纸条。但是切忌像读文章似的，一定要脱离准备好的材料，自然地与记者进行沟通。

了解你的媒体

想想记者在为谁写新闻，问问自己谁是“最终使用者”，谁是观众或读者等。如果你的故事很普通，像纽约时报那样的报纸估计就不会采纳了，反之亦然。先在脑海中揣摩一下自己的目标观众，然后设法让新闻引起他们的兴趣。如果读者都没有兴趣，记者就更不可能有了。

同时，你应当明白记者的工作压力是很大的。每天几十个公关的电话、编辑催着要新闻、截止日期逼近等等，所以，他们不会给你太多时间除非你的新闻很吸引他们。
所以，在打电话前，你最好先考虑一下这几个问题：

1. 你在和谁打交道？为什么要和他打交道？你的故事是特辑还是新闻？
2. 你要怎么接近他们？是通过电话、传真、邮件还是其他的方式？
3. 什么时候开始？怎样开始？
4. 记者想要什么东西？你为他准备图片、商标等了吗？
5. 你的客户要进行采访吗？
6. 什么时候给他们打电话合适？
    

反败为胜

被拒绝后挂点电话一走了之事很容易的事，但是记住，记者们仓促的决定并不一定是正确的。所以，如果你可以让记者的工作简单些，你为你客户争取发新闻稿的机会就会大些。

如果你确信你的新闻很值得发布而且记者正在错过这个机会，相信自己，放松一下，然后按照下面的指导行动：

1. 考虑一下别的媒体
2. 问问记者为什么新闻不能采用
3. 想想怎样才能让新闻吸引他们
4. 向记者咨询有没有别人会喜欢这条新闻
5. 他们是否认为该新闻可以引起读者的兴趣
6. 作为公关，让新闻发布确实是你的职责，但也要保持理智，如果新闻真的不好，千万不要硬推给记者。

后续工作

从本文后部一些记者的评论可看出，记者们在新闻稿的后续工作上意见是有分歧的。很多记者讨厌接到“跟踪”电话，因为他们不可能记住每一篇新闻稿。如果他们对新闻有兴趣的话，他们会主动找你的。

确实，媒体有时也会出错。如果你真的为人一家重要媒体可能错过了一则重大新闻，那就赶紧去确认。可以通过电话，也可通过邮件。但是，千万不要留备注或者把整片新闻稿粘贴杂上面。在任何情况，问问记者（你希望与其建立良好关系的记者）他希望怎样跟踪新闻都是不会错的。

记住以下几个基本原则：

1. 要现实
2. 这条新闻真的有价值吗？对每个客户而言，他们的最新产品都是头条新闻。而你的工作就是满足他们的愿望。如果他们的想法一点都不现实，坦白告诉他们。别给了他们希望，然后又让他们失望。
3. 要时刻了解时事。如果所有的报社都忙着报导世界级的重大新闻，你的新闻再好，对他们来说也是没有意义的。那样，最好考虑一下把日期推后。

 最后，不要把记者看得太难接触。他们的工作压力确实很大，但是记住你们的互利—我们今天的故事也许就是他们将来的新闻。

 记者们的建议：

我们采访了不同领域的记者对于公关该如何减轻他们的工作，增大自己新闻稿发布的可能性。

Mark Gomm, The Evening Standard, Hot Property

 1、什么样的新闻稿才是好的新闻稿？
信息要对我有用
我可以得到进一步的信息
有可采用的、好的图片

 2、在你看来，怎样的故事才有卖点呢？
嗯，要不就有特别突出的题目或者特色，要不就要对媒体有好的价值。

 3、你觉得公关什么时候、怎样联系你比较好？
先打个电话，然后发封邮件。或者如果很熟的话，可以直接发邮件。其实，这是因人而异的。

 4、对于公关来说，你有什么好的建议呢？
找出几位关键人物，然后和他们建立良好的关系。

 5、怎样才可以使公关的工作简单些呢？

这个很难说，但是千万不要总缠着记者，并且给别人期限。

Rachel Dobson, Senior Features Writer, The People

1、准备工作
公关们一定要想想记者可能会问的问题，比如人物、故事、地点、时间等等。
人物包括所有相关的人和他们的长相？（记住媒体总是喜欢好看的人）
如果你的新闻稿包含图片，他们肯定想知道他们是否可以附上自己的图片

2、方法
不要发一些没经过记者同意的书面材料，他们是不会读的。
读一读你想发表新闻稿的报纸或杂志，先了解清楚你要联系的记者
对周刊或者日报来说，最好早上打电话。对每日专栏来说，最好是下午4点以后打电话

3、Know the title
Don’t ask for the recipe page editor – especially if that publication doesn’t have one.
弄清楚具体的人和他们的新闻会议的时间等，并做好记录
要发布在周一的报上是最难的，所以周五前就要先联系好