“鹰眼”编辑的中肯建议：如何规避常见的新闻通稿错误

即使最小心的作者也会犯错误，这一点在所难免。如果公司的新闻通稿或其他营销材料出现错别字，可能会让公司陷入极大的尴尬局面，而且您和公司的名誉也会受损，并为此付出惨痛的代价。 

幸运的是，只要我们掌握了挑出错误的方法，很多常见失误还是很容易避免的。整个2010年，美通社的编辑们在新闻通稿中挑出了超过12万7千处错误。本文总结了我们发现的最常见的四类错误，及规避它们的有效方法。

拼写检查，找出文章中的拼写错误

从公司名称到每个小单词，主动使用拼写检查软件可以预防许多尴尬的拼写错误。 

有选择性的使用“全部忽略”功能，这对你有好处。如果系统认为某个词的拼写需要更正，而你知道这个词是正确使用的，选择“全部忽略”（而不是“忽略一次”）。这样做往往便于核对整个文本中多次出现的缩略语、专有名词和行业术语的前后拼写是否一致。 

当然，不能完全依赖拼写检查程序。程序会挑出符合文章要求，但与软件自带字典在拼写上不一致的词语。不要轻易点击“更改”或“全部更改”项，除非你对更改结果有完全的把握。我们最不愿意看到的就是，由于拼写检查程序的建议，您不一小心把CEO 的名字从Galo改成Gala 。 

拼写程序是不能查出所有的拼写错误的。比如把manager 拼成manger 这种笔误，或者同音词的误用，譬如 affect/effect, complement/compliment. 使用拼写检查程序前，先大声通读文章，这样可能避免对检查软件的过度依赖。 

无法打开或不正确的网站链接 

如果在新闻通稿中引用错误的网页地址，可能引起重大的后果。譬如：标准网页地址 (URL) 的后缀错误：是 .com 还是 .org, 或者在链接中多打了一个空格，以上情况，读者都无法访问文章的链接网站。还有由于文章中错误的或者根本不存在链接，贵公司首席执行官的工作效率也会受到影响。 

当然，这样的错误是完全可以避免的：只需要检查文章中提到的所有链接是不是都可以打开（包括贵公司样板文件中的链接）。 

可以通过以下方法检查：

1. 复制链接并粘贴到浏览器；
2. 光标停在Word 的超链接上，按住Ctrl, 同时单击它；
3. 如果是检查嵌入式反向链接，光标置于相关词语上，单击鼠标右键，选择“编辑超链接”。

访问网址的时候，检查两件事情：

1. 没有跳出错误的页面；
    
2. 该链接确实把您带到了正确的页面上。有时，一个小小的错别字会把您带到另一个和贵公司名字相似的组织网页上。
   譬如：当您搜寻Y产品页面并打错字时，很可能看到X产品的主页。

别忘了，网站名称还不是容易在链接上出现问题的唯一的地方，电子邮件地址也很容易写错。有时候您可能在文本中写上了正确的电子邮件地址，但反向链接却出现问题。如果反向链接指向您的同事电子邮件地址，读者点击它的时候就会被引导到那里，而不是您的电邮地址。 

联系信息不正确 

不正确的电子邮件地址只是联系信息错误的一种类型。您还应该检查所有的电话号码和姓名拼写。 常见的电话号码输入错误包括：

1. 在对方付费电话中用“800”代替“877”开头；
    
2. 分机号码错误;
3. 在应该写办公室电话的地方，留了手机号。
   对照办公室通讯录或正确的公司网站检查所有的电话号码。如果您还是没有把握，给这个号码打电话试试。您还应该使用可信资源，按照上面的拼写检查，以防联系人姓名拼写错误。

如果联系人就是您自己呢？不要以为写自己的信息永远万无一失。其实我们在拼写自己的名字或电话号码时，最容易犯错误，太习以为常反而会有小错。 

数字上的不符 

数字不符这种错误是最常见的，而且通常来说很难被发现。有效的方法？只能时刻提醒自己，对这些罪魁祸首多加留意： 

• 日期和星期不匹配：
  提及某个具体事件并且提到星期及日期时，请核对日历。确保2011年1月31日是星期一，而不是星期二。
• 年份错误：
  这种错误很容易在每年的年初和年末发生。为了安全其间，检查文中提到的年份。 
• 时区转换错误：
  如果需要写明：“东部时间下午12点（太平洋时间上午9点），”确保您正确的转换了时区。好在，现在很多网站都可以提供国内和国际时区的在线转换。
• 货币金额错误：
  从产品定价到上市公司财务状况，货币金额的错误是会带来严重后果的。注意小数点的位置及数字顺序是否正确，使用负数时，需加上括号，必要的时候，加上“百万”“十亿”这样的数量词。 
• 文中引用的数字前后不一致：
  如果标题提到的是：25名奖学金获得者，那就要确保文中提到的人数一直是25名。如果某个项目或编号列表中罗列了所有细节数据，确保所有数据总和与文中其它地方提及的数据总和相符。 

为什么需要别人的再次校对 

校对，再校对，才是问题的关键。我们要确保正确的文字书写和新闻通稿。事实上，即使您读过几遍文章，并遵循了本文的建议，有些小差错还是容易被忽视。请他人校对文章。别人的再次校队通常能发现原作者的遗漏之处。 

美通社完全了解他人再次校对的重要性——这就是为什么我们的编辑部在发布您的新闻通稿前都要再次仔细核实。我们是校对的专家，仅2010年，我们就在新闻通稿中更正了127，584处错误。从很小的错误到财务数据差错，美通社的编辑是您的最后一道防线，我们能为您做的，不仅仅是节省事后修复的高额成本，还有保持和提升贵公司的声誉。希望本文提到的几处要点，能给您带来帮助，让您在发布文章之前（文章离开电脑桌面之前），找出并改正错误。